Bri-Ar Otel

1. Otelin Genel Yapısı ve Özellikleri

Bu projede Bodrum’un deniz kıyısında konumlandırılacak Bri-Ar Otel adlı modern bir tatil oteli tasarlanmıştır. Dört yıldızlı olarak planlanan otel, toplam 103 odaya sahip olacaktır. Özellikle genç misafirlerin ilgisini çekecek şekilde tasarlanan otelin en önemli özelliklerinden biri denize kolay erişim imkânı sunmasıdır. Ayrıca misafirlerin çeşitli su sporlarından yararlanabileceği özel bir alan da oluşturulacaktır.

Otelin içerisinde restoran, açık yüzme havuzu ve fitness salonu gibi sosyal alanlar bulunacaktır. Bina toplam dört katlı olarak planlanmıştır. Zemin katta resepsiyon, geniş bir lobi ve restoran bulunurken, birinci katta fitness salonu ve bazı konaklama odaları yer alacaktır. Diğer katların büyük bölümü misafir odalarına ayrılacaktır. Açık yüzme havuzu otelin dış bölümünde konumlandırılacak, su sporları alanı ise sahile yakın bir noktada hizmet verecektir.

Luna Mare Hotel'in faaliyetlerini sürdürebilmesi için farklı departmanlardan oluşan bir organizasyon yapısı kurulacaktır. Bu departmanlar arasında resepsiyon, rezervasyon, kat hizmetleri, güvenlik, teknik servis, restoran ve mutfak, muhasebe, insan kaynakları ve su sporları birimi yer alacaktır.

Her departmanın kendi sorumluluk alanı bulunmasına rağmen, otelin verimli şekilde çalışabilmesi için departmanların birbiriyle sürekli bilgi alışverişinde bulunması gerekmektedir. Örneğin resepsiyon misafirlerin giriş ve çıkış işlemlerini yönetirken, rezervasyon birimi internet ve telefon üzerinden gelen rezervasyonları takip edecektir. Kat hizmetleri odaların temiz ve kullanıma hazır olmasını sağlayacak, teknik servis ise elektrik, klima, su tesisatı gibi teknik problemlere müdahale edecektir.

Restoran ve mutfak bölümü yiyecek-içecek hizmetlerinden sorumlu olurken muhasebe departmanı otelin finansal işlemlerini, ödemelerini ve gelir-gider kayıtlarını takip edecektir.

2. Misafir Süreci ve Departmanlar Arasındaki İşleyiş

Luna Mare Hotel'de misafirin otelle olan ilişkisi rezervasyon işlemiyle başlayacaktır. Misafirler otelin internet sitesi üzerinden veya telefon aracılığıyla rezervasyon oluşturabilecektir. İnternet sitesi üzerinden uygun odaların görüntülenmesi, oda seçimi ve online ödeme işlemlerinin yanı sıra su sporları için rezervasyon yapılması da mümkün olacaktır.

Misafir otele ulaştığında ilk olarak resepsiyona başvuracaktır. Resepsiyon görevlisi misafirin kimlik ve rezervasyon bilgilerini kontrol ettikten sonra gerekli kayıt işlemlerini tamamlayacaktır. Daha sonra misafire oda kartı teslim edilerek check-in işlemi gerçekleştirilecektir.

Konaklama süresince misafir otelin restoranından, yüzme havuzundan, fitness salonundan ve su sporları bölümünden yararlanabilecektir. Sunulan hizmetlerin mümkün olduğunca hızlı ve düzenli şekilde gerçekleştirilebilmesi için işlemler merkezi otomasyon sistemi üzerinden takip edilecektir.

Örneğin bir misafirin odasındaki klima çalışmadığında, misafir durumu resepsiyona bildirecektir. Resepsiyon çalışanı problemi otomasyon sistemine kaydedecek ve ilgili teknik servis personeline görev oluşturacaktır. Teknik servis görevlisi problemi giderdikten sonra sistemde ilgili kaydı kapatarak işlemin tamamlandığını belirtecektir.

Misafir otelden ayrılırken resepsiyon tarafından check-out işlemi gerçekleştirilecektir. Check-out sonrasında odanın durumu sistem üzerinde otomatik olarak “Temizlik Bekliyor” şeklinde güncellenecektir. Kat hizmetleri personeli odayı temizledikten ve gerekli kontrolleri yaptıktan sonra oda durumunu sistem üzerinden “Hazır” olarak değiştirecektir. Böylece resepsiyon, boş ve temiz odaları anlık olarak görebilecektir.

Bu yapı sayesinde departmanlar arasındaki iletişim yalnızca telefon veya sözlü bildirimlerle sınırlı kalmayacak, işlemler merkezi sistem üzerinden kayıt altına alınacaktır.

3. Otel Otomasyon Sistemi ve Dış Sistemlerle Entegrasyon

Luna Mare Hotel'in günlük operasyonlarının düzenli şekilde yürütülebilmesi amacıyla kapsamlı bir otel otomasyon sistemi kullanılacaktır. Sistem; rezervasyon yönetimi, oda takibi, ödeme ve faturalandırma, temizlik işlemleri, teknik servis, restoran yönetimi, su sporları rezervasyonu ve personel yönetimi gibi temel modüllerden oluşacaktır.

Sistemde bulunan modüller birbiriyle bağlantılı çalışacaktır. Örneğin bir misafir internet sitesi üzerinden oda rezervasyonu gerçekleştirdiğinde, sistem ilgili odanın müsaitlik durumunu otomatik olarak güncelleyecektir. Böylece aynı odanın başka bir misafire yanlışlıkla satılması engellenecektir.

Restoranda yapılan harcamalar da otomasyon sistemine aktarılabilecektir. Misafir hesabını oda numarasına işletmek istediğinde restoran görevlisi işlemi sisteme girecek ve ilgili tutar misafirin konaklama hesabına eklenecektir. Misafir check-out yaptığında oda konaklaması ve otel içerisindeki harcamalar tek bir hesap üzerinden görüntülenebilecektir.

Su sporları hizmetleri için de ayrı bir rezervasyon modülü kullanılacaktır. Misafir internet sitesi veya otel sistemi üzerinden belirli bir aktivite ve saat seçebilecektir. Bir saat için izin verilen maksimum rezervasyon sayısına ulaşıldığında sistem ilgili zaman dilimini otomatik olarak kapatacaktır. Böylece kapasitenin üzerinde rezervasyon yapılmasının önüne geçilecektir.

Otelin farklı dış sistemlerle de iletişim kurması planlanmaktadır. Online ve kartlı ödemelerde banka veya ödeme kuruluşlarının sistemlerinden yararlanılacaktır. Rezervasyon onayları, ödeme bilgileri ve çeşitli bilgilendirmeler misafirlere e-posta veya SMS aracılığıyla gönderilebilecektir. Gerekli durumlarda misafirlerin kimlik bilgileri ilgili yasal bildirim sistemlerine aktarılabilecektir.

Otomasyon sistemi aynı zamanda olası hataların önlenmesine de yardımcı olacaktır. Örneğin sistemde daha önce rezerve edilmiş bir oda tekrar seçilmeye çalışıldığında kullanıcıya uyarı gösterilecektir. Benzer şekilde, hava koşullarının su sporları için uygun olmadığı durumlarda ilgili aktiviteler geçici olarak durdurulabilecektir. İptal edilen rezervasyonlar hakkında misafirlere otomatik bildirim gönderilecek ve uygun olması durumunda başka bir tarih veya saat seçme imkânı sunulacaktır.

4. Çevreci ve Yenilikçi Özellikler

Luna Mare Hotel yalnızca teknolojik açıdan değil, çevreye duyarlı bir işletme olarak da tasarlanacaktır. Enerji tüketimini azaltmak amacıyla otelin uygun bölümlerine güneş panelleri kurulacak ve elde edilen elektrik enerjisi otelin enerji ihtiyacının bir bölümünü karşılamak için kullanılacaktır.

Otelin odalarında ve ortak kullanım alanlarında düşük enerji tüketen LED aydınlatma sistemleri tercih edilecektir. Ayrıca odalarda hareket sensörleri veya akıllı kart sistemleri kullanılarak misafir odada bulunmadığında aydınlatma ve klima gibi cihazların gereksiz şekilde çalışmasının önüne geçilecektir.

Su tüketiminin azaltılması için düşük debili duş başlıkları ve musluklar kullanılabilecektir. Açık yüzme havuzunda ise filtreleme ve devirdaim sistemi kullanılarak suyun daha verimli şekilde kullanılması sağlanacaktır.

Luna Mare Hotel; denize yakın konumu, gençlere yönelik hizmet anlayışı, su sporları olanakları ve teknoloji destekli işletme yapısıyla klasik tatil otellerinden ayrılmayı hedeflemektedir. Otomasyon sistemi sayesinde farklı departmanların aynı bilgi kaynağı üzerinden çalışması, çalışanların işlemleri daha hızlı gerçekleştirmesine ve misafirlerin daha kaliteli hizmet almasına yardımcı olacaktır.

Bunun yanında güneş enerjisi, enerji tasarruflu aydınlatma, akıllı oda sistemleri ve su tasarrufu uygulamaları otelin çevresel etkisini azaltacaktır. Böylece Luna Mare Hotel, hem teknolojiyi etkin şekilde kullanan hem de sürdürülebilirlik anlayışını benimseyen modern bir tatil oteli olarak tasarlanmış olacaktır.